Двете звена в института – научно-изследователското (т.е. тези които оценяват културно-историческата стойност на обекти НКЦ) и експертно – методическо (тези, които изготвят становища за инвестиционни проекти за намеси в обекти със статут на НКЦ) изготвят материали, които не се обединяват в единна база данни.

Липсва координация между отделните звена. Събираната информация от различни служители за различни нужди не се обединява в единна база данни.
Въведената в деловодната система информация не може да се използва автоматично след това. Към момента все още изходящата кореспонденция на института се изписва върху пощенски пликове на ръка, и е възможно да се допуснат грешки.

Нерешен в момента е и въпросът как да се допълва актуална информация за състоянието и др. към всяко досие на НКЦ след неговата актуализация и докладването му на ЕС на НИНКН и СЕСОНКЦ към МК.

Нашето предложение:

Да се разработи единна база данни на НИНКН, която да е съвкупност от информацията, обработвана в дирекция РАФИССД, ЕМД и ИДПС. Тази система от данни следва да бъде непрекъснато допълвана от всички служители в процеса на тяхната работа или след нейното приключване.
От използваната деловодна система, да бъде извеждана автоматично основна входирана информация, която да служи за изготвяне на становище със съответен изходящ номер и адрес за кореспонденция.