Малък брой хора обработват проектите за цяла България. Процесът по обработване на преписките е смесица между електронно и ръчно изписване, усложнен и бавен. Служителите разнасят листове хартия по етажи, при все, че всичко се обработва по електронен път.

Огромното количество преписки и малкия брой хора, които ги обработват водят до допълнителен хаос в системата. Преписките не се разпределят винаги по компетентност. Въпреки, че гражданите са свикнали с бюрокрацията, това не е оправдание, а и човешкото търпението не е безгранично. Те няма как да разберат, че преписката не се бави поради незаинтересованост и некомпетентност на служителите.
Процесът е следният: Писмо/молба/заявление се завежда в деловодството на НИНКН и се създава преписка. За нея започва да тече срок за изпълнение – обикновено това е един месец. Преписките се разпределят от Директора на НИНКН към директорите на дирекции, те преразпределят към началниците на отдели, те – към служителите. Щом се изготвят от служителите, становищата/отговори/други се връщат нагоре по йерархията за парафиране (съгласуване) и така докато стигнат до Директора на НИНКН.
В момента, в който един служител приключи работа по преписка, той я отбелязва като свършена в деловодната система.
Към момента, главно поради лошото физическо и конструктивно състояние на някои сгради НКЦ, експерт от НИНКН (инженер-конструктор – 1бр. за целия Институт!) се налага да пътува почти постоянно за да покрива цялата територия на страната във връзка с комисии по чл. 73 и сл. от ЗКН. Неговата основна работа в Института е крайно затруднена, а колегите му, изчакайки неговото завръщане от поредна командировка (поради нужда от консултация) забавят също и своите преписки.
Липсва правен отдел в Института, който се занимава с юридическа защита на недвижимото културно наследство. Въпреки, че служителите са запознати със законите и наредбите, с които се работи, има казуси, в които не е достатъчно да знаят кое къде да търсят и да могат да цитират.

Нашето предложение:

При използване на пълните възможности на електронното деловодство голяма част от повтарящите се механични дейности биха могли да бъдат премахнати, като експертите се занимават единствено с същинската оценка на проектите за намеси. Ще се намали и възможността за технически грешки.
Важно за успешното опазване на културното ни наследство е връщането на системата от териториални звена с ограничени правомощия, които да са запознати по-добре с територията, в която работят.
Да се изгради система на прозрачност по отношение работата на Института, която да е насочена към обществеността. Да се изнася информация по отношение на свършената и несвършената работа за съответна календарна година. Да се посочват трудности при изготвянето на становища и несъответствия с финалните становища на МК (ако има такива).