Освен същинското разглеждане на проектите, в частта дали отговарят на принципите за опазване и предписанията за обектите НКЦ, експертът трябва да върши допълнителни общи дейности от бюрократичен характер, с което дейността му се забавя, разводнява и съответно знанията му не се използват пълноценно.

Експертът, който обработва една преписка е натоварен с допълнителна административна работа: изготвяне на изпращателни писма, определяне на такси, изготвяне на приемо-предавателни протоколи и др.
Съгласувателната процедура е утежнена от безсмислена бюрокрация и неразумни нововъведения, които допълнително възпрепятстват движението на преписките. Като пример може да се даде една от последните заповеди на министъра на културата, известна като „онази за пренасяне на папки и архиви до МК и обратно”.

Нашето предложение:

Процедурите трябва да са практични –да имат ясна цел и да бъдат възможно най-облекчени (както за вносителите така и за експертите).

Да се ремахнат безсмислено дублиращи се елементи в отделните процедури. Да се въведе електронна система с максимално автоматизирано извеждане и подготвяне на константната информация в документите – адреси на получател/заявител, местоположение и статут на обекта и територията, налична архивна документация за обекта, налични предишни съгласувателни процедури за обекта и др.

И тук на преден план излиза предложението за цялостна автоматизирана система, обединяваща архив и деловодство.