Към момента липсва добре работеща и структурирана дигитална система за Националния документален архивен фонд при НИНКН.

Системата на архивиране е неподходяща при разглеждане на преписки от ЕМД. Това е пряко свързано с проблемите в дирекция РАФИССД. Експерти от ЕМД и ИДПС губят време на колегите си от РАФИССД, за да могат да си свършат работата.
Техническата страна на проблема е, че търсенето става по всевъзможна логика, която не съвпада с логиката на разглеждането на преписката. Много често логиката на откриването на информация се знае само от служителя в архива, отговарящ за съответната територия, т.е. хората са трудно заменяеми.
Това води до затрудняване при търсенето на информация и забавяне при изготвяне на документи, свързани със статута.
Дигитализирането на Регистъра и Националния документален архивен фонд при НИНКН не се случва (освен частично за Регистъра). Липсват стратегия, финансови средства, кадри и техника.
По време на работния процес в НИНКН се събира информация в цифров вид (снимки, текстове, чертежи и др.), които не винаги се отлагат в архив. Ако тази работна цифрова информация е организирана и достъпна за всички, няма да се губи време в търсене и вършене на едно и също нещо по няколко пъти.

Нашето предложение:

И тук предлагаме като решение нова структурирана система на архива, свързана с цялата информация за обектите и деловодната система и с различно ниво на достъп за граждани и служители.

Дигитализирането на архивите на НИНКН е пряко свързано с актуализацията на информацията за културно наследство и тези две задачи следва да са извършват парелелно. Изключително важно е включването в дигиталния архив на НИНКН на всички научни трудове в сферата на културно-историческото наследство.